Las mejores intranets del mundo

Por Javier Ansorena, consultor en CYC. 

Con el paso de los años, las empresas son más exigentes con sus herramientas internas de trabajo. Por eso, las intranets ofrecen cada vez más información, posibilidades, usabilidad y un mejor diseño.

Esta competencia incentiva a las compañías a crecer en todos los aspectos posibles para no quedarse atrás y seguir en liza con los mejores. Gracias al avance de la tecnología, muchas organizaciones emprenden el camino de rediseñar su herramienta de trabajo diario, su intranet, con el objetivo de que sea útil para el usuario, intuitiva a la hora de manejar y que permita un trabajo cada vez más eficiente. 

Las compañías se lanzan entonces a la evolución de su actual intranet que permita a los empleados compartir conocimiento y estar conectados socialmente sintiéndose parte de la organización.

Sin embargo, la experiencia revela que diseñar o evolucionar una intranet no es tarea fácil. Requiere esfuerzo, dedicación y conocimiento para lograr un buen resultado final. Contando con unas bases sólidas y mucho trabajo de todo el equipo, este desarrollo se convierte en una aventura que comienza con un boceto inicial, que acabará convertido en un producto final de valor.​

Las cuatro claves:

El estudio anual de Norman Nielssen analiza de forma exhaustiva las intranets qué él considera más destacadas del momento para exponer los motivos que las hacen ser las mejores.

Partiendo de que cada intranet es única, en este estudio podemos encontrar las características comunes que poseen aquellas plataformas mejor valoradas, de empresas como la Sociedad Americana del Cáncer, Repsol S.A. o el Parlamento Sueco. 

Factores como el tipo de industria donde opera la compañía, el equipo de trabajo designado para llevar a cabo el proyecto o los medios que este grupo tenga a su disposición, son elementos que determinan qué dirección tomará su creación. 

Según el estudio de Norman Nielssen, hay cuatro puntos principales que gran parte de estas compañías han aplicado en sus plataformas:​

1. Diseño Responsive – Las empresas buscan una plataforma que sea productiva, amigable y accesible desde cualquier dispositivo. La buena organización de los apartados cuando disminuye el tamaño de pantalla se ha convertido en una característica esencial para facilitar al usuario la experiencia en la plataforma.

2. Contenido actualizado – Prácticamente todas las compañías elegidas en el informe han llevado a cabo una depuración de contenido para migrar el material de la intranet antigua a la nueva. Según los datos, hasta un 70% de los elementos han sido desechados. De este modo, se vuelve esencial controlar más la información para evitar la sobrecarga de contenido poco interesante en la plataforma.

3. Audiencias por contenido – Otro de los aspectos más populares entre las intranets seleccionadas en el informe es la división del contenido en función del público objetivo al que va dirigido. Cada vez más, las plataformas internas están determinando audiencias a las que destinar información exclusiva, realmente relevante para el usuario y fomentar la comunicación por medio del site entre los miembros de la propia audiencia.

4. Multi-lenguaje – El multilenguaje hace posible para todos los empleados entender la información que se publica en la intranet. De esta manera, se consigue ayudar al usuario a sentirse incluido y valorado.​

5. Otro punto interesante extraído del estudio es el tiempo de creación de la intranet. Los datos confirman que las compañías cada vez tardan menos tiempo en desarrollarlas gracias al avance de la tecnología y al mayor conocimiento adquirido, a pesar de que se vuelven más complejas.

Como se observa en el gráfico inferior, la media de tiempo dedicado a la creación de intranets ha sido aproximadamente de  de un año.

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​Para lograr en este tiempo un resultado óptimo, es esencial que el equipo de trabajo dedicado al proyecto esté altamente preparado y desarrolle su actividad en un ambiente de colaboración conjunta.​

Conclusiones

Después de exponer las causas que han llevado a las intranets seleccionadas a ser las mejores del momento, es posible extraer una serie de conclusiones en el diseño de plataformas. Cada vez más compañías en el mundo las que tienden a incluir estos aspectos que siempre aportan valor al producto a la hora de crear o rediseñar una intranet:

Pies de página con enlaces – Los pies de página empezaron a ser populares hace unos años y lo siguen siendo hoy en día. El objetivo de estos elementos es ofrecer al usuario enlaces rápidos a informaciones o espacios claves de la intranet de modo que pueda navegar hasta ahí sin tener que recorrer los canales de la plataforma hasta alcanzar su objetivo. No todos los pies de página son iguales, por supuesto. Algunas intranets repiten la navegación global ofreciendo algunos enlaces. Otras, incluyen enlaces a páginas externas como las redes sociales de la compañía. Y en otros casos, las empresas optan por presentar ahí información sobre las búsquedas más comunes o simplemente  una cita célebre para sus empleados.

Mejoras en las búsquedas – La evolución que han experimentado las búsquedas dentro de la intranet ha sido impresionante durante este año. Por medio de la incorporación de metadatos claves que después serán la base para las búsquedas del usuario, las compañías han conseguido una gran precisión en este aspecto. De modo que los empleados pueden buscar en la intranet todo tipo de información, desde noticias, hasta datos relacionados con proyectos, pasando por documentación e información sobre otros compañeros.​

Incentivar la actividad social – Otra tendencia que arrancó en años anteriores que sigue cogiendo impulso es la presentación de herramientas sociales cada vez más potentes y accesibles. Las grandes intranets incentivan la comunicación entre empleados, por ejemplo, a través de foros de discusión, una wiki con vocabulario corporativo, espacios de participación con concursos para estimular la creatividad… Todo esto con el objetivo de involucrar cada vez más a los trabajadores en la vida de la empresa compartiendo experiencias y conocimientos que repercute positivamente en la productividad laboral.​

Estos son los principales rasgos que mandan a día de hoy en el diseño de las intranets a nivel mundial. Cierto es, como hemos dicho antes, que cada compañía debe darle un toque particular en función del ámbito en que se mueva o del tipo de proyectos e información que desarrolle. Pero, en general, éste es el camino que están siguiendo muchas empresas en el rediseño de sus plataformas.​​