El reto de la adopción de herramientas tecnológicas

En un mundo cambiante, en el que cambian las personas, cambian los procesos y cambian las tecnologías, el Global Digital Workplace ejerce de punto de encuentro. Es un entorno digital que fomenta la colaboración y la co-creación, que transforma la experiencia del empleado y que permiten trabajar de forma diferente: más ágil, eficaz y segura.

Numerosas organizaciones llevan años trabajando en entorno digitales, pero la emergencia sanitaria que estamos viviendo está propiciando que se replanteen sus prioridades y se aceleren las iniciativas tecnológicas. Muchos empleados han tenido que cambiar su forma de trabajar casi de la noche a la mañana, y durante un período de tiempo mucho más prolongado de lo que inicialmente sospechábamos.

Hoy en día existen soluciones tecnológicas muy completan, que nos han ayudado en este cambio. Pero no siempre se conocen todas sus funcionalidades ni se maximiza su potencial. EL gran reto de las organizaciones será cómo conseguir que el despliegue de las tecnologías sea un éxito. Para ello será fundamental desarrollar un plan de adopción.

¿Qué es la adopción y por qué es necesario un plan de adopción para la implantación de nuevas herramientas tecnológicas?

La adopción se plantea en el ámbito de la tecnología como un proceso estructurado con un conjunto de acciones para lograr que las personas ​lleguen a aceptar y utilizar las herramientas tecnológicas y los cambios asociados a ellas.​ En este tipo de proyectos el verdadero cambio se producirá en las personas, por ello es importante elaborar un plan de adopción que acompañe​ a las personas hacia la nueva forma de colaborar y compartir información.​ Con ello conseguiremos:

• incrementar las probabilidades de éxito del proyecto
• alcanzar los objetivos de ROI que se hayan planteado
• lograremos que el cambio realizado sea sostenible en el tiempo y no se vuelva a formas de trabajo obsoletas o herramientas antiguas.

Desde CYC y tras años de experiencia en el despliegue de proyectos tecnológicos, hemos identificado 7 factores clave en la definición y ejecución de planes de adopción.

1. Identificar el propósito: Necesitamos definir los objetivos que queremos lograr, porque nos va a permitir orientar de manera correcta las acciones de adopción y evaluar posteriormente en qué medida hemos logrado la meta que nos hemos planteado. Podemos identificar como propósito tanto mejorar la gestión de proyectos a través de una cultura más colaborativa, como potenciar la comunicación intradepartamental, o implementar un punto de encuentro entre agentes internos y externos (clientes y colaboradores)
2. Establecer la estrategia: será necesario hacer un diagnóstico del punto de partida.​ Identificar qué otros proyectos se están realizando en la organización, ​identificar quienes serán los futuros usuarios que van a utilizar la herramienta, cómo se encuentran, qué impacto tiene para ellos este cambio. En función de cada situación, se podrá optar por implantaciones de las herramientas tecnológicas integrales, o bien iniciar la implantación con equipos pilotos y escalar la solución a otros equipos de forma gradual. 
3. Patrocinio activo y visible del equipo de dirección : Según McKinsey “uno de los principales motivos de fracaso de las iniciativas de cambio se deben al escaso apoyo de la dirección”. Será necesario que el equipo de dirección se involucre en el proyecto, participe en las reuniones de seguimiento, proporcione visión y orientación y tome decisiones de forma ágil. Además habrá que llevar a cabo una buena comunicación con los empleados, atendiendo a feedback de empleados y detectando a tiempo posibles resistencias.
4. Plan de comunicación: con transparencia e invitando a la participación. En cuanto al contenido de los mensajes, lo primero es asentar expectativas, explicar los objetivos y los beneficios del cambio desde un punto de vista individual, y no sólo a nivel organizativo.​
5. Plan de formación o capacitación  como un proceso de acompañamiento, ​apoyo, de desarrollo de habilidades, con el objetivo de que las personas desarrollen un alto grado de competencia en la herramienta tecnológica.​ Webinars online, píldoras formativas, formaciones personalizadas….será necesario adaptar la formación a las necesidades concretas de cada colectivo y ser creativo.
6. Ejercer la escucha activa: En la medida de lo posible hacer el proyecto de adopción participativo o al menos consultar a los futuros usuarios - contribuye a que tengan una visión más favorable del cambio. Ejercer la escucha activa, es decir, poner al alcance de todos, mecanismos para que puedan expresar sus dudas, preocupaciones y también sus propuestas. ​Recibir y analizar el feedback nos ayudará a orientar mejor las acciones que realicemos y a conocer en qué grado las personas están satisfechas con la solución propuesta.
7. Evaluación y refuerzo: El plan de adopción no termina cuando arranca la solución, tenemos que evaluar la adopción, conocer en qué grado se está utilizando la tecnología desplegada. Para ello, podemos analizar estadísticas e informes de uso y por supuesto ejercer la escucha activa.